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根据香港公司注册处（cr.gov.hk）2024年12月28日发布的2026年生效版《本地公司备存法定纪录合规指引》，所有在香港注册成立的有限公司，必须依法备存法定香港公司股东名册，该要求为强制合规义务，无任何豁免适用情形。

法规依据与核心要求

前述指引基于《香港公司条例》（第622章）第111至120条制定，明确股东名册为公司法定核心纪录之一，需与公司注册证书、周年申报表、董事名册等文件共同备存。截至2026年4月，该条例相关条款暂无调整，后续变化以香港公司注册处官方通知为准。

股东名册必备内容

香港公司股东名册需包含以下法定信息：

1. 每位股东的姓名或机构名称、个人身份证明文件编号或机构注册编号、通常居住地址或机构注册地址
2. 每位股东对应的持股数量、股份编号、股份类别、已缴股本及未缴股本金额
3. 股东登记入册的具体日期、终止股东身份的对应日期（如适用）
4. 涉及股份转让的交易日期、转让文书备案编号（如适用）

存放与更新实操要求

香港公司股东名册需存放于公司香港注册办事处，或经香港公司注册处事前报备的其他香港本地地址。2026年起允许备存电子版本股东名册，需满足不可篡改、可随时打印为纸质文本、留存完整修改日志的要求，存储地址需同步向注册处报备。 根据《香港公司条例》第622章第118条，股东信息发生变更（含股份转让、新增/退出股东、持股比例调整等）的，公司需在15个工作日内完成股东名册更新，同步向香港公司注册处提交对应变更申报表。

不合规后果与常见误区

根据香港公司注册处2025年1月发布的《违规处罚标准更新公告》，2025-2026年期间，公司未按要求备存或更新股东名册的，最高可处罚款50000港元，相关责任人每日额外罚款700港元，具体金额以官方最新公布为准。 实践中存在两类常见认知误区。第一类误区认为仅需在香港公司注册处提交股东变更信息即可，无需更新内部股东名册，实际上二者为并行义务，股东权益归属判定以股东名册记载为首要依据。第二类误区认为股东名册可存放于香港以外地址，该操作不符合合规要求，未事先报备的异地存放行为将被认定为违规。

法定应用场景

香港公司股东名册为多方认可的股权归属证明文件，办理银行开户、年度审计、股权融资、跨境公证、商标申请等业务时，均需提供最新版本的股东名册作为核心材料。 根据香港公司注册处2025年1月发布的《服务费用表》，2025-2026年公众查询公司股东名册的费用为每次13港元，具体以官方最新公布为准。公司现有股东可免费查阅自身相关的股东名册内容。