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香港公证董事会决议证明通常需要提交原件，该要求源自香港现行有效的公证监管法规及执业规范，仅少量法定例外场景可使用合规副本替代。

法规依据

根据香港律政司2024年12月31日修订生效的《证据条例》（第8章）第43条规定，香港委托公证人办理公司类公证文书时，需核验待公证文件的原件，核实签署人身份及决议效力。 复印件仅在满足特定法定例外情形时，可被纳入公证核验的合规材料范围，该规则适用于所有在香港本地出具、后续用于境外或内地的公证文书。 香港委托公证人协会2025年1月发布的《公司决议公证执业操作细则》进一步明确，办理香港公证董事会决议证明时，需提交董事会决议原件核验，公证完成后原件会随公证书副本一并退回申请人。 2025-2026年香港公证董事会决议证明的公证费用大致在2500-6000港元区间，具体金额根据决议页数、签署董事人数确定，以香港委托公证人协会官方公布的收费指导标准为准。

法定豁免提交原件的情形

截至2026年4月，符合以下任一情形的香港公证董事会决议证明申请，可免于提交决议原件，提交对应合规副本即可：

1. 原件已提交香港公司注册处存盘，且申请人可提供公司注册处2025年之后出具的核证副本，核证副本上需带有注册处电子印章及防伪二维码。
2. 原件已在其他委托公证人处办理过同类公证，且间隔时间不超过6个月，申请人可提供之前的公证书原件及加盖公司董事签名的复印件一致性声明。
3. 决议涉及的公司已宣告解散，原件已被清盘人留存，申请人可提供清盘人出具的官方证明文件。
4. 公司章程明确允许电子签名，且申请人可提供电子签名的验证凭证（如区块链存证证明、电子签署平台的官方核验报告），电子版本的董事会决议可被视为有效原件。

香港公证董事会决议证明办理流程

1. 申请人准备待公证的董事会决议原件、公司最新的商业登记证原件、注册证书原件、所有签署董事的身份证明文件原件、出席董事的签署记录样本。
2. 委托香港注册的委托公证人核验所有材料原件，核实决议签署符合香港《公司条例》（第622章）规定的议事规则，董事签署属实。
3. 公证人出具公证书后，将公证书及董事会决议原件一并提交中国法律服务（香港）有限公司办理加章转递，2025-2026年转递费用大致在1200-2800港元区间，以中国法律服务（香港）有限公司官方最新公布为准。
4. 转递完成后，申请人可领取公证书全套文件，包含已核验的董事会决议原件、公证书正本、转递章证明页。
5. 常规办理周期为3-7个工作日，若涉及额外的董事身份核验或公司章程核实，周期最长可延长至15个工作日，以官方实际办理进度为准。

常见认知误区

部分申请人误认为加盖公司公章的复印件可替代原件办理香港公证董事会决议证明，该认知不符合现行规范。 香港公证体系不认可公司自行加盖公章的复印件效力，除非该复印件已经由香港公司注册处或持牌公司秘书核证，且核证时间不超过3个月。 另有申请人认为公证后的董事会决议原件会被公证机构留存，实践中公证人仅留存决议复印件存档，原件会随公证书一并退回，不会影响申请人后续的其他使用场景。 若董事无法到场办理核验，可提供经当地公证机构公证的授权委托书原件，该要求截至2026年4月尚未调整，后续调整以香港律政司官方通知为准。

不同使用场景的原件要求对比

根据香港《证据条例》第50条规定，申请人提交虚假复印件冒充原件办理香港公证董事会决议证明的，最高可处10万港元罚款及2年监禁，相关公证文书会被撤销，不得作为任何司法或行政程序的证据。 若申请人未提交原件且不符合例外情形，公证人会直接拒绝受理申请，不会出具公证书。 用于内地的涉港公证文书若未按要求提交原件核验，中国法律服务（香港）有限公司将不予办理加章转递，文书无法在内地具备法律效力。