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马来西亚公司秘书是马来西亚注册公司必须配置的法定职位，相关要求由马来西亚公司委员会（Suruhanjaya Syarikat Malaysia，简称SSM）2024年11月发布的《2016年公司法实操修订指引》明确规定。 所有在马注册的私人有限公司、公众公司、外国公司分公司均需委任至少1名符合资质的秘书，履行法定合规义务。

任职资质要求

根据SSM 2025年3月发布的《公司秘书资质审核新规》，截至2026年4月，担任马来西亚公司秘书需同时满足以下条件：

1. 为马来西亚公民或永久居民，年满18周岁，无破产记录，未被法院判定丧失担任公司秘书的资格。
2. 持有SSM认可的专业资格证书，包括马来西亚特许秘书与行政人员协会（MAICSA）正式会员资格、马来西亚律师公会执业资格、马来西亚会计师协会执业资格等。
3. 已在SSM完成执业注册，持有有效执业编号，且每年完成不少于15小时的持续专业发展（CPD）课程。 《2016年公司法》第235条明确规定，同一公司的审计师不得同时担任该公司的公司秘书。 若公司仅设1名董事，该董事不得同时兼任公司秘书，需另行委任符合资质的人员担任。

法定职责范围

马来西亚公司秘书的法定职责由SSM明确划定，主要分为合规申报、文件管理、会务组织三类： 合规申报类职责包括：按要求向SSM提交年度申报表、董事变更、股权变更、注册地址变更、章程修订等法定文件，确保所有申报信息真实准确。 文件管理类职责包括：妥善保管公司注册证书、章程、股东名册、董事名册、董事会及股东大会会议记录、审计报告等法定文件，留存期限不得少于10年。 会务组织类职责包括：牵头组织年度股东大会（AGM）、特别股东大会（EGM）及董事会会议，准备会议议程、起草会议记录、向所有参会主体传递法定通知。 涉及公司税务登记、银行开户、特殊牌照申请等事项时，公司秘书需按监管要求出具相关法定证明文件。

委任与变更流程

根据SSM规定，公司需在注册成立后30天内完成首任马来西亚公司秘书的委任，具体流程如下：

1. 公司董事会提名符合资质的秘书候选人，核实候选人的SSM执业编号、资格证明、无不良执业记录，候选人签署同意任职函。
2. 董事会出具正式的委任决议，填写SSM指定的Form 49表格，连同候选人资料一同提交至MySSM线上办事系统。
3. SSM在3-5个工作日内完成审核，审核通过后在官方数据库更新公司秘书信息，委任正式生效。 2025-2026年马来西亚公司秘书委任的官方行政费用为100林吉特/次，费用标准来自SSM 2024年12月发布的《2025-2026年行政收费目录》，以官方最新公布为准。 若需更换马来西亚公司秘书，公司需在原秘书离职后14天内提交新秘书的委任文件，原秘书需同步向SSM提交离职告知函。 2026年第一季度SSM政务服务效率报告显示，新公司委任秘书的全流程周期通常为3-7个工作日，更换秘书的全流程周期通常为7-10个工作日。

违规处罚标准

根据SSM 2026年执行的《公司法违规罚则更新》，未按要求配置或履职的相关主体将面临以下处罚： 公司未在注册后30天内委任符合资质的马来西亚公司秘书，逾期每日罚款50林吉特，累计最高罚款5万林吉特，公司董事可被判处最高1年监禁。 马来西亚公司秘书未按时提交法定申报文件，首次违规最高罚款2万林吉特，二次及以上违规最高罚款5万林吉特，情节严重的SSM可取消其执业资格，3年内不得再担任公司秘书职位。 公司未按时提交秘书变更备案的，逾期每日罚款30林吉特，累计最高罚款2万林吉特。 实践中常见认知误区为将马来西亚公司秘书等同于普通行政人员，实际上该职位为法定合规岗位，需承担对应的法律责任，无资质人员不得担任。

与普通行政秘书的差异

实操常见注意事项

2025年SSM新增监管要求，马来西亚公司秘书需留存所有法定文件的电子版本至少7年，纸质版本至少10年，以备监管部门随机抽查。 涉及公司股权变更、章程修订、注册资本调整等重大事项的申报文件，需由马来西亚公司秘书见证相关主体签字后提交SSM，否则SSM将不予受理。 2025-2026年马来西亚公司秘书的年度服务费用市场区间为3000-8000林吉特，费用根据公司规模、业务复杂度、合规事项数量浮动。 该费用数据来自马来西亚特许秘书与行政人员协会（MAICSA）2025年2月发布的行业服务收费调研，具体费用以实际约定为准。 外国公司在马来西亚设立的分公司，同样需遵守马来西亚公司秘书的委任及履职要求，不得由境外总部的行政人员兼任该职位。